Unternehmenstelefonie mit Microsoft Teams: In 4 Schritten zu mehr Effizienz.

Wie Sie Ihre Businesstelefonie erfolgreich umstellen.

Sie möchten Ihre Unternehmenstelefonie mit Microsoft Teams Telefonie abwickeln und fragen sich, wie Sie das am besten angehen? Erfahren Sie, welche Vorteile Microsoft Teams für Ihre Unternehmenstelefonie hat und wie Sie von einer Hybridlösung profitieren können. Außerdem erklären wir Ihnen in diesem Artikel, welche 4 Schritte Sie befolgen sollten, um Ihre Telefonie möglichst zielführend umzustellen.

Welche Vorteile hat Unternehmenstelefonie mit Microsoft Teams Telefonie?

Sie können Microsoft Teams für die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen vielseitig nutzen – von Chats, Video- und Telefonkonferenzen hin zu Screen- und Filesharing bietet der Teams Client Ihnen zahlreiche Möglichkeiten.

Mit der Microsoft Funktion Direct Routing können Sie Teams-Telefonie sogar als integrierte Cloud Telefonanlage nutzen und somit selbst externe Anrufe tätigen und annehmen. Dabei sind Sie flexibel und unabhängig, weil Sie selbst unterwegs oder im Home-Office über den Teams Client telefonieren können – und das mit Ihrer Geschäftsnummer. Insbesondere, wenn sie die Teams-Telefonie als Hybrid-Lösung mit einer Cloud Telefonanlage eines qualifizierten Anbieters nutzen, können Sie Ihre alte Telefonanlage ersetzen und Ihre Unternehmenstelefonie verbessern.

Mit dem Direct Routing verbinden Sie Ihr Microsoft Teams mit dem öffentlichen Telefonnetzwerk. Sie brauchen dann nur noch einen Internetzugang, einen zuverlässigen Browser und ein Headset. Schon geht´s los. Komplizierte Sonderregelungen und Rufumleitungen für Geschäftsreisen oder Arbeit aus dem Home Office sind sofort nicht mehr notwendig.

Wie funktioniert Ihre Unternehmenstelefonie mit Microsoft Teams als integrierte Cloud Telefonanlage?

Microsoft Teams bietet Ihnen fast schon unvergleichliche Flexibilität und Ortsunabhängigkeit sowie gleichzeitig hohe Sicherheit und Qualität. Nun ist die Frage, wie Teams Telefonie als integrierte Cloud Telefonanlage funktioniert.

Wenn Sie einen kompetenten Anbieter für Telefonie-Lösungen an Ihrer Seite haben, bekommen Sie sicher auch einen passenden Session Border Controller (SBC). Dieser fungiert als eine Art Vermittler zwischen Ihrer Teams-Telefonie und dem öffentlichen Telefonnetz. Das wird möglich, sobald Sie die entsprechenden Microsoft oder Office 365 Lizenzen haben und die Funktion Direct Routing nutzen.

Wenn Sie Teams-Telefonie als Hybrid-Lösung nutzen, haben Sie einen Lösungsanbieter an Ihrer Seite, der Ihnen smarte Zusatzfunktionen für Ihre Telefonie bietet. So wird die Funktionsweise erweitert und an die Bedürfnisse Ihrer Unternehmenstelefonie angepasst.

Die Telefonfunktionen der Teams Telefonie

• Gespräche annehmen, weiterleiten oder vermitteln
• Anrufweiterleitungen zwischen verschiedenen Geräten
• Telefonieren über Computer, Laptop oder Tablet – einfach mit Ihrem Headset
• Einfaches Einrichten von Rufweiterleitungen, Vertretungen und Ringrufgruppen
• Begrüßungsnachrichten u.a. einrichten und abspielen
• Voicebox mit Spracherkennung und automatischer Zustellung in Ihren Posteingang
• Erstellung automatisierter Meeting-Transkripte

Zusatzfunktionen der Teams Telefonie als Hybridlösung mit CallOne

• Nutzen Sie lokale und internationale Festnetz- und Servicenummern. Von CallOne bekommen Sie Nummern in alle lokalen Vorwahlbereiche Deutschlands sowie in 120 weiteren Ländern.
• Das Zusatzmodul der CallOne Cloud ACD bietet hohe Erreichbarkeit, Effizienz und Transparenz. Mit über 200 Features bekommen Sie genau die Call Center Software, die Sie benötigen.
• Binden Sie problemlos Ihre vorhandenen SIP-Tischtelefone oder DECT- oder analoge Geräte in Ihre Businesstelefonie ein.
• Hervorragende Erreichbarkeit und maximale Sicherheit Dank redundanter Systeme und Hochleistungs-Rechenzentrum. Natürlich dem hohen deutschen Datenschutzstandard entsprechend.
• Unsere persönlichen Ansprechpartner:innen unterstützen Sie bei der Umstellung zur Teams Telefonie und stehen Ihnen auch danach beratend zur Seite.

Ihre 4 Schritte zur Teams Telefonie als Ihre virtuelle Telefonanlage

Wie genau können Sie Ihre Unternehmenstelefonie umstellen, ohne Ihren laufenden Betrieb zu stören? Indem Sie die folgenden 4 Schritte befolgen:

1. Vorüberlegungen & technische Voraussetzungen

Machen Sie sich noch vor der Umstellung Ihrer Businesstelefonie auf Microsoft Teams Gedanken darüber, welche Anforderungen Sie an Ihre Telefonie stellen. MS Teams bietet als Allein-Lösung viele Funktionen, viele andere Funktionalitäten lassen sich nur in einer Hybridlösung mit einer Cloud Telefonanlage umsetzen. 

Es ist also zielführend, dass Sie sich schon vor dem Startschuss klarmachen, welche Funktionen Sie brauchen und wollen.

Sie haben Sich entschieden: MS Teams als Stand-alone oder als Teil einer Hybridlösung in Kombination mit einer cloudbasierten VoIP-Telefonanlage. Nun kümmern Sie sich um die entsprechenden technischen Voraussetzungen (Bei einer Hybridlösung wird Ihnen Ihr Telefonie-Partner diese Punkte abnehmen):

• Bestellen Sie die benötigten Microsoft bzw. Office 365 Lizenzen für das Direct Routing von Microsoft.
• Lassen Sie sich von Ihrem Netzbetreiber einen geeigneten Session Border Controller (SBC) zur Verfügung stellen (dieser sollte redundant sein).
• Nutzen Sie einen kompatiblen SIP-Trunk für die Anbindung an das öffentliche Telefonnetz.

2. Auswahl eines kompetenten Lösungsanbieters

Es gibt einige Anbieter für Telefonielösungen, da ist es umso wichtiger, den richtigen für Ihre Ansprüche zu finden. Dabei helfen Ihnen die Vorüberlegungen, die Sie bisher getroffen haben. Welches Unternehmen kann Ihnen als Telefoniedienstleister die Funktionen bieten, die Ihre Businesstelefonie benötigt?

Faktoren, auf die Sie bei der Auswahl eines Telefonie-Lösungsanbieters achten sollten:

• Der Lösungsanbieter ist etabliert, kundenorientiert und kann eine hohe Kundenzufriedenheit vorweisen.
• Der Lösungsanbieter handelt mit Weitsicht, Expertise und bietet vielseitige Anbindungsmöglichkeiten und Funktionen.
• Sie bekommen Beratung und Unterstützung durch persönliche Ansprechpartner:innen – vor, während und nach der Umstellung auf MS Teams.
• Der Lösungsanbieter passt zu Ihrer Unternehmensgröße sowie zu Ihren individuellen Bedürfnissen.
• Ihr ROI steht im Mittelpunkt und bildet die Grundlage für die Zusammenstellung Ihrer individuellen Telefonielösung.
• Sie können eine Notfall-Hotline für eventuelle Ausfälle und Probleme im laufenden Betrieb kontaktieren.
• Die Contact Center Software des Anbieters kann genau auf Ihre Unternehmenstelefonie angepasst werden.
• Eine Kombination von MS Teams und der Cloud Telefonanlage ist problemlos möglich.
• Sie können auf ein umfangreiches Angebot an lokalen und internationalen Rufnummern zugreifen.

3. Umsetzung der Umstellung & Erweiterung mit Modulen des Lösungsanbieters

Wenn Sie sich den passenden Lösungsanbieter ausgesucht haben, haben Sie kompetente Partner:innen an Ihrer Seite, die Ihre Unternehmenstelefonie souverän auf Teams Telefonie umstellen und Sie während des gesamten Prozesses unterstützen. Ein professionelles Onboarding gehört hier ebenso dazu wie Optimierungsvorschläge und ehrliche Beratung während der gesamten Zusammenarbeit.

Wenn Sie sich für eine Hybridlösung entschieden haben und auf die Kombination aus Microsoft Teams mit einer cloudbasierten VoIP-Telefonanlage setzen, übernimmt Ihr Lösungsanbieter die Umstellung Ihrer Telefonie weitestgehend und sorgt für die Konfiguration Ihrer Telefonanlage. Schließlich sollte alles auf Ihre Bedürfnisse angepasst sein.

4. Testphase & laufende Unterstützung

Planen Sie etwas Zeit für eine Testphase der Teams Telefonie ein. Testen und prüfen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden die Prozesse und Funktionen Ihrer Teams Telefonie als integrierte Cloud Telefonanlage. Ihr Lösungsanbieter berät und unterstützt Sie auch hierbei. Idealerweise wissen Sie nach dem Onboarding, worauf Sie achten und welche Schritte Sie machen sollten. Auch nach der erfolgreichen Umstellung dürfen Sie auf Support und Beratung durch Ihre:n persönlichen Ansprechpartner:in beim Lösungsanbieter zählen. Ihre Businesstelefonie soll mit all ihren Funktionen problemlos und effizient laufen!

Sie sind noch auf der Suche nach dem passenden Lösungsanbieter für Ihre Unternehmenstelefonie?

Idealerweise suchen Sie sich einen passenden Lösungsanbieter, der Sie zielgerichtet onboarded und unterstützt. Außerdem sollte das Angebot an Ihre Anforderungen als Unternehmen anpassbar sein. Machen Sie gerne einen Termin für ein kostenloses erstes Beratungsgespräch mit CallOne!