Checkliste: Erfüllt Ihre Telefonanlage die Mindestanforderungen?
Welche Funktionen sollte Ihre Cloud Telefonanlage haben und warum ist eine gute Callcenter Software das fehlende Puzzleteil in Ihrem Kundenservice?
Telefonisch erreichbar zu sein, kann in einigen Situationen ausschlaggebend sein. Die Erreichbarkeit Ihres Kundenservice entscheidet dann über „Deal or no Deal“. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Mindestanforderungen Ihre Telefonanlage erfüllen sollte und inwiefern eine Callcenter Software die perfekte Ergänzung sein kann.
Schlechte Telefonanlage, schlechter Kundenservice
Dass Kunden sich von Ihrem Unternehmen verabschieden, kann verschiedene Gründe haben. Zentral ist hierbei die Rolle des Kundenservice. Denn: Wenn Kunden sich schlecht beraten fühlen oder den Service nicht (schnell genug) für die Klärung von Fragen und Problemen erreichen kann, sind sie schnell keine Kunden mehr.
Daher ist die Wahl der Telefonanlage kein zu vernachlässigender Aspekt. Die meisten Unternehmen kennen die qualitativen Unterschiede und deren Auswirkungen nicht. Dabei ist es wichtig, die Ansprüche Ihrer Kunden ebenso zu kennen wie die Möglichkeiten und Funktionen Ihrer Cloud Telefonanlage sowie Ihrer Kundenservice Software.
Worst Case im Kundenservice:
Wie ist es in Ihrem Unternehmen, wenn ein Kunde anruft? Können deren Anliegen direkt gelöst werden? Oder läuft es doch etwa so ab, dass Anliegen im ersten Step nur aufgenommen werden. Danach erfolgt die interne Klärung und das Anliegen wird weitergereicht. So werden Kunden erst bei einem erneuten Rückruf gut beraten. Nachweislich ist zweiteres sehr oft der Fall!
Was hat die Telefonanlage mit gutem Kundenservice zu tun?
Die Erreichbarkeit Ihres Kundenservice hängt maßgeblich von Ihrer Telefonanlage ab. Faktoren wie Wartezeiten und ob der Kunde direkt den richtigen Ansprechpartner und somit eine Lösung parat hat, hängen ebenso von Ihrer Telefonanlage sowie Ihrer Kundenservice Software ab.
Um die Anrufer gleich an die richtigen Ansprechpartner zu verteilen, kann eine Call Center Software bzw. Kundenservice Software das Mittel Ihrer Wahl sein. Sie fragen sich vielleicht, was Sie ohne Call Center mit einer Call Center Software zu tun haben. Aber hier trügt der Name. Eine Call Center Software, in Fachkreisen auch ACD (=Automatic Call Distribution) genannt, eignet sich hervorragend für Unternehmen mit Augenmerk auf Sales und Service. Mit Hilfe von sogenannten „Skill based Routings“ können Mitarbeiter Gruppen zusammengefasst werden. Diese Gruppen sind individuell, thematisch festgelegbar. Anrufe landen so sofort im passenden Expertenpool.
Weitere Vorteile einer guten Callcenter Software
Die Lösung der Anliegen beim ersten Anruf, zieht mehrere Vorteile mit sich. Nicht nur die Kundenzufriedenheit spielt dabei eine Rolle. Denn nachweislich ergeben sich hieraus wahre Kosteneinsparpotenziale. Kann die Quote der Direktberatungen beim ersten Anruf um nur 1% gesteigert werden, so sparen Sie 1% Betriebskosten ein. Wenn also Call Center KPI’s ein Fremdwort für Sie sind, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um aufmerksam zu lesen.
Was sollte eine Telefonanlage mindestens können?
- Selbstverständlich sollte der Anbieter Ihrer Telefonanlage grundsätzlich zuverlässig sein. Ein Ausfall oder eine Störung der Telefonanlage ist mit viel Kosten und Ärger verbunden.
- Ihre Telefonanlage sollte sich an Sie anpassen. Flexibilität ist wichtig. Dazu gehört auch, dass Sie ortsungebunden agieren können. Bei einer cloudbasierte Call Center Software gehören Call Center Aktivitäten im Home-Office längst zu Regel statt zur Ausnahme.
- Ihre Anrufer sollten bestenfalls immer verbunden werden können. Telefonanlagen können mit einer Call Center Software gewisse Wartefeld Funktionalitäten bereitstellen.
- Eine intelligente Telefonanlage kann eine Wissensdatenbank aufbauen. Sie sollten wissen, warum Ihre Anrufer anrufen. Ordnen Sie z.B. jedem Anruf einen Anrufgrund zu. So können Hauptanrufgründe analysiert und zusammengefasst werden. Anschließend können die Mitarbeiter entsprechend geschult werden. So können Ihre Kunden noch besser beraten werden.
Wann ist ein Wechsel der Telefonanlage sinnvoll?
Viele Unternehmen verwenden für den Kundenservice veraltete Call Center Software-Tools sowie veraltete Softwaresysteme. Die Mitarbeiter verschwenden wertvolle Zeit für Verwaltungsaufgaben im Hintergrund. Diese Zeit könnte effizienter zum Telefonieren genutzt werden.
Um das Problem zu lösen, sollten die folgenden Dinge beachtet werden. Haben Sie ein hohes Telefonvolumen, sollten Sie zur intelligenten Verteilung von Anrufen greifen. Das gelingt mit einer Call Center Software. Diese sollte alle benötigten Tools in Ihre Plattform integrieren können. Tools wie CRM-, KI- oder BI-Integrationen. Durch eine cloudbasierte Call Center Software sind Ihre Mitarbeiter ortsungebunden. Einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung.
Die richtige Kundenservice Software
Nun wissen Sie, dass die richtige Telefonanlage mit umfangreichen Funktionen Ihren Kundenservice für die Kunden verbessern und für Ihr Unternehmen deutlich effizienzsteigernd sein kann. Auch können Sie bares Geld sparen – vor allem, wenn Sie eine richtig gute Telefonanlage mit der passenden Callcenter Software kombinieren.
Die Call Center Software von CallOne enthält unzählige Möglichkeiten. Dadurch können Sie die Telefonie auf Ihre individuellen Bedürfnisse zurechtzuschneiden. Diverse Integrationsmöglichkeiten, wie CRM Integrationen, und Schnittstellen ermöglichen ein optimales Nutzererlebnis. Tiefgreifende statistische Auswertungen aus unterschiedlichsten Blickwinkeln und Ebenen sorgen für optimale Analysen Ihres Erfolges. Schwachstellen werden aufgedeckt und können optimiert werden. Sie haben Ihre Erfolge also selbst in der Hand.
Nutzen Sie unser Angebot: Kostenfreies Beratungsgespräch
Wenn Sie wissen möchten, inwiefern ein Wechsel für Sie Sinn ergibt, beraten wir Sie gerne. In einem kostenfreien und unverbindlichen Erstgespräch finden wir heraus, ob unsere CallOne Lösung zu Ihren Anforderungen passt und wie der weitere Weg aussieht. Informieren Sie sich gerne auch über unsere Produkte: Hier erfahren Sie mehr über die CallOne Callcenter Software. Hier erfahren Sie mehr über unsere Cloud Telefonanlage.
