Professionelle Telefonansagen – so individuell wie Ihr Unternehmen

Der erste Eindruck Ihres Unternehmens zählt. Und in vielen Fällen ist der erste Kontakt zwischen Unternehmen und (potenziellen) Kunden eine Telefonansage. Unterschätzen Sie die Wirkung einer professionellen Telefonansage nicht. Sie dient Ihnen auch zum Gewinn neuer Kunden. Professionelle Telefonansagen wirken persönlicher und freundlicher. Studien zeigen es immer wieder: Kunden möchten zwar die Geschwindigkeit und Effizienz eines automatisierten Services, aber gleichzeitig eine warme und emotionalisierte Kommunikation. Auch wenn Sie einmal nicht erreichbar sind, möchten Sie sicher, dass Ihre Kunden sich gut aufgehoben fühlen. Denn wenn sich ein Kunde gut betreut fühlt, gibt es eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass er auch Kunde wird oder bleibt.

Selbst eingesprochene professionelle Telefonansagen?

Sie können eine Telefonansage natürlich auch selbst aufnehmen. Allerdings braucht es dafür eine sorgfältige Vorbereitungszeit, gutes technisches Equipment und geeignete SprecherInnen. Haben Sie diese Möglichkeiten nicht, empfehlen wir Ihnen, die Ansage von einem professionellen Tonstudio einsprechen zu lassen. Hierzu beraten wir Sie gerne und übernehmen auch die Abwicklung für Sie. So können Sie sicher sein, eine individuelle und Ihren Kriterien entsprechende Ansage zu bekommen.

Mit der CallOne Callcenter-Software und VoIP-Telefonanlage können Sie Ihre Telefonansagen einfach administrieren und in Ihrer Kundenservice-Hotline verwenden. Hier ein paar Tipps für professionelle Telefonansagen mit Textbeispielen:

Ihre Begrüßungsansage

Bei der Begrüßungsansage ist es wichtig, dass Sie mit einer deutlichen Ansage jeglichen Irrtum vorwegnehmen, ob der Anrufer die richtige Telefonnummer gewählt hat und ihm dadurch ein sicheres Gefühl vermitteln. Bringen Sie in Ihrer Ansage zum Ausdruck, dass Sie sich über seinen Anruf freuen und beeinflussen Sie sein Empfinden positiv durch eine zu Ihrem Unternehmen passende Ansage. Um eine Begrüßungsansage noch individueller klingen zu lassen, können sie diese bei CallOne auch je nach Tageszeit variieren.

Textbeispiele:

1. „Herzlich Willkommen bei der Mustermann GmbH…. Wir freuen uns über Ihren Anruf.“
2. „Guten Morgen und herzlich willkommen bei der Mustermann GmbH…,
3. „Hallo und herzlich willkommen bei der Mustermann GmbH…“
4. „Guten Abend und herzlich willkommen bei der Mustermann GmbH…“

Ihre Warteraumansage

Lassen Sie während der Wartezeit keine Langeweile aufkommen. Bei einer längeren Wartezeit macht es immer Sinn dem Anrufer die voraussichtliche Wartezeit anzusagen und die Warteschleife mit Musik zu hinterlegen. Hierzu können Sie in unserem System aus einem Portfolio von ca. 60 GEMA-freien Titeln beliebig viele Titel in einem von Ihnen bestimmten Wechselintervall abspielen lassen. So erhöhen Sie die Bereitschaft des Kunden eine kurze Wartezeit in Kauf zu nehmen.

Die Warteschleife lässt sich auch als Marketing- und Promotionsinstrument nutzen, d.h. Sie können Ihre Anrufer während der Wartezeit über neue Produkte, Services und Kampagnen informieren.

Auch Service-Informationen können Sie in der Warteschleife individuell einbringen, beispielsweise, wenn Sie verkürzte Öffnungszeiten haben oder außerplanmäßige Events stattfinden, die Ihre Erreichbarkeit einschränken.

Textbeispiele:

1. „Bitte haben Sie einen Moment Geduld, wir verbinden Sie mit dem nächsten freien Mitarbeiter.“
2. „Einen Moment Geduld bitte. Ihr Anruf ist Nummer 2 in der Warteschleife.“
3. „Bitte haben Sie einen Moment Geduld. Die voraussichtliche Wartedauer beträgt 3 Minuten.“
4. „Momentan sind leider alle Mitarbeiter im Gespräch. Bitte haben Sie etwas Geduld. Sobald der nächste freie Mitarbeiter verfügbar ist, werden Sie verbunden.“

Professionelle Telefonansagen bei Gesprächsaufzeichnung

Es besteht die Möglichkeit Anrufe, z.B. zu Schulungszwecken, mit unserer Callcenter-Lösung aufzunehmen. Gespräche können mit entsprechenden Hinweisansagen auf Seiten des Agenten, des Anrufers oder beidseitig mitgeschnitten werden. Dabei können Sie entscheiden, ob Gespräche automatisch, z.B. nach einer bestimmten Quote, an manchen Tagen oder manuell durch Aktivierung per Tastendruck aufgezeichnet werden sollen.

Textbeispiele:

1. „Ihr Anruf wird zur Qualitätssicherung und Einhaltung unserer vertraglichen Pflichten aufgezeichnet. Wenn Sie damit einverstanden nicht sind, drücken Sie bitte die 1.
2. „Ihr Anruf wird aus Trainingszwecken aufgezeichnet werden. Wenn Sie damit einverstanden sind, sagen Sie bitte JA.“

Rückruf aus der Warteschleife

Warum nicht einfach mal den Spieß umdrehen und Ihren Kunden einen Rückruf anbieten? Niemand wartet gerne! Gehen Sie auf Ihre Kunden zu, indem Sie mittels unserer interaktiven Spracherkennung (IVR) oder nach einer kurzen Zeit in der Warteschleife die Option eines Rückrufs zur vom Anrufer gewünschten Zeit anbieten. So werden Leads trotz hohem Anrufaufkommens nicht verloren gehen und Ihren Kunden bleiben lange Wartezeiten erspart.

Textbeispiele:

1. „Aufgrund eines erhöhten Anrufaufkommens können wir Ihren Anruf derzeit leider nicht persönlich entgegennehmen. Möchten Sie uns eine Nachricht nach dem Signalton mit Ihrem Namen, Ihrer Rufnummer und Ihrem Anliegen hinterlassen? Wir rufen Sie so schnell wie möglich zurück. Vielen Dank!“
2. „Aufgrund einer Vielzahl von Anrufen und damit verbundenen Wartezeiten können wir ihr Gespräch derzeit leider nicht persönlich entgegennehmen. Gerne rufen wir Sie schnellstmöglich zurück. Bitte bestätigen Sie Ihren Rückrufwunsch mit der Taste 1. Vielen Dank!“

Professionelle Telefonansagen für einen automatisierten Rückruf

Ein automatisierter Rückruf ermöglicht dem Anrufer, in einem bestimmten Zeitfenster einen Rückruf zu erhalten. So kann der Anrufer aktiv entscheiden, dann auch Zeit für diesen Anruf zu haben.

Textbeispiele:

1. Herzlich Willkommen bei der Mustermann GmbH. Frau Mustermann ist gleich für Sie da. Sie möchten nicht länger warten? Gern rufen wir Sie um 14 Uhr zurück. Zur Bestätigung drücken Sie bitte die 1.
2. Hallo und Willkommen bei der Mustermann GmbH. Leider sind alle unsere Berater im Gespräch. Sie haben die Möglichkeit einen kostenfreien Rückruf zu erhalten. Wenn Sie diesen Service in Anspruch nehmen wollen, drücken Sie bitte die 1. Wenn Sie weiter warten möchten, bleiben Sie einfach in der Leitung.

Kundenbefragung

Im Anschluss an das Kundengespräch können Sie den Anrufer mit einer speziellen Ansage einladen, an einer Kundenbefragung teilzunehmen.

Textbeispiele:

1. Wir würden uns freuen, wenn Sie nach dem Gespräch an unserer kurzen Zufriedenheitsumfrage teilnehmen würden. Wir haben nur 2 Fragen an Sie. Bleiben Sie dazu einfach in der Leitung.
2. Wir würden uns freuen, wenn Sie nach dem Gespräch an unserer kurzen Kundenumfrage teilnehmen würden. Bleiben Sie dazu einfach in der Leitung.

Außerhalb der Geschäftszeiten

Auch außerhalb der Geschäftszeiten können Sie mit Ihren Kunden in Kontakt treten. Teilen Sie in Ihrer Ansage Ihre Geschäftszeiten mit und bitten den Anrufer es später erneut zu versuchen Alternativ können Sie eine Mailbox schalten und der Anrufer kann seinen Namen und Telefonnummer hinterlassen (Rückrufwunsch).

Textbeispiele:

1. Willkommen bei der Mustermann GmbH. Leider rufen Sie außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Diese sind Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr. Sie können uns jedoch eine Nachricht hinterlassen. Wir rufen Sie gerne zurück.
2. Vielen Dank für Ihren Anruf bei der Mustermann GmbH. Leider rufen Sie außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Gerne stehen wir ihnen jederzeit per E-Mail zur Verfügung. Gehen Sie dazu auf unsere Kontaktseite unter www.Mustermann.de
3. Herzlich Willkommen bei der Mustermann GmbH. Wie schön, daß Sie anrufen. Leider rufen außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Wir sind Montags bis Freitags von 8 bis 18 Uhr für Sie da und Samstags und Sonntags von 9 bis 18 Uhr. Gerne können sie uns in der Zwischenzeit eine E-Mail an info@Mustermann.de schreiben. Wir antworten schnellstmöglich. Vielen Dank und bis bald.

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